Leitfaden · 6 Min. Lesezeit

Spesen tracken in der Schweiz: Der praktische Leitfaden für KMU

Spesenbelege verschwinden im Portemonnaie, verblassen in der Schublade oder gehen im Mailpostfach unter. Dabei verlangt das Schweizer Obligationenrecht eine zehnjährige Aufbewahrung aller Geschäftsunterlagen — inklusive Belege. Dieser Leitfaden zeigt, wie du Spesen in der Schweiz sauber trackst, ohne dich in Excel-Tabellen zu verlieren.

1. Was zählt als spesenrelevanter Beleg?

Jeder geschäftlich veranlasste Aufwand: Bewirtung, Reisekosten (SBB, Taxi, Hotel, Flug), Verbrauchsmaterial, Kleininvestitionen, Weiterbildung, Fachliteratur. Wichtig ist, dass der Beleg Datum, Betrag, MWST, Leistungserbringer und den Leistungsinhalt enthält. Kreditkarten-Abrechnungen alleine reichen nicht — die Originalquittung muss archiviert werden.

2. Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre, digital ist erlaubt

Art. 958f OR verlangt zehn Jahre Aufbewahrung. Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erlaubt seit langem die digitale Archivierung, sofern die Integrität sichergestellt ist: Belege dürfen nicht mehr verändert werden, jede Änderung muss nachvollziehbar bleiben. In der Praxis heisst das: PDF oder Bild + revisionssicherer Speicher + Protokoll.

3. MWST korrekt erfassen

• Normalsatz 8.1 %, reduziert 2.6 %, Beherbergung 3.8 % (Stand 2024).
• Für den Vorsteuerabzug muss die MWST-Nummer des Lieferanten auf dem Beleg sein.
• Ausländische Belege: MWST wird nicht abgezogen, aber Bruttobetrag als Aufwand verbucht.

4. Ein digitaler Workflow, der wirklich funktioniert

1. Sofort fotografieren. Direkt beim Bezahlen — bevor die Quittung im Rucksack verschwindet.
2. Automatisch auslesen lassen. OCR extrahiert Datum, Betrag, MWST und Händler. Manuelle Tipparbeit entfällt.
3. Kategorisieren. Reise, Bewirtung, Material, etc. Am besten automatisch per KI-Vorschlag.
4. Buchhalter freigeben. Lesezugriff statt Excel-Anhänge per Mail.
5. Monatlich exportieren. CSV oder ZIP mit Belegen ins Buchhaltungssystem.

5. Häufige Fehler

• Belege erst am Monatsende sortieren → 30 % gehen verloren.
• Nur die Kreditkarten-Abrechnung archivieren → kein Vorsteuerabzug.
• Belege privat und geschäftlich vermischen → Rückfragen bei der Revision.
• Kein Backup → 10-Jahres-Pflicht verletzt.

6. Mit BelegBox in 30 Sekunden pro Beleg

BelegBox ist speziell für Schweizer KMU gebaut: Foto → OCR → Kategorie → revisionssichere Ablage → Buchhalter-Zugriff → Export. Mitarbeiter sehen nur eigene Belege, Chefs und Buchhalter alles. Läuft im Browser, funktioniert offline auf dem Smartphone.